Texto: Fernando Neves, Ph. D. Imagem: Pixabay (Raw Pixel)
No mundo corporativo é comum as pessoas considerarem que ao executar mais tarefas estarão obtendo mais resultados. No entanto, nem sempre isso é verdade. O professor da Universidade de Berkeley Morten Hansen pesquisou cerca de 5000 pessoas entre líderes e liderados para responder uma questão fundamental: Por que algumas pessoas consideradas Top performers obtém mais resultados do que as outras? Ao realizar esta pesquisa ele chegou à surpreendente conclusão de que os Top Performers além de obter mais resultados também trabalham menos horas.
Ele identificou sete características relacionadas à maneira que estas pessoas se relacionam com o trabalho, sendo altamente seletivos em relação aos projetos que decidem se envolver. Top performers selecionam muito cuidadosamente suas atividades, projetos e atividades colaborativas e como resultado fazem menos coisas, por outro lado, dedicam-se de forma quase que obsessiva, com foco e buscando a excelência nos resultados. Este é um exemplo claro onde menos é mais.
Curva de Pareto
Há um conceito já bastante antigo, porém de aplicação prática bastante atual que é o conceito da curva de Pareto. Wilfried Pareto foi um engenheiro, acadêmico e político, nomeado barão por Napoleão Bonaparte dedicou-se ao estudo da economia política de ao realizar um estudo sobre a distribuição de renda chegou a conclusão que 80% da riqueza da sociedade da época estava concentrada na mão de 20% da população. A partir daí a relação 80/20 passou a ser conhecida como princípio ou lei de Pareto, uma vez que se percebeu que ela também era aplicável a outras áreas do conhecimento. Hoje no meio corporativo é comum dizer que 80 % dos resultados são conseguidos com 20% do esforço.
Se selecionar o que não será feito é uma das decisões a serem tomadas, priorizar o que será feito é a seguinte. É comum no dia a dia as pessoas reclamarem que não têm tempo para mais nada, que sua agenda está repleta, mas de repente surge alguma crise e o tempo como mágica aparece.
Quando dizer não
Dizer não é uma das mais importantes habilidades profissionais para buscar a seletividade. A questão não é decidir o que fazer, mas o que não fazer. Pode parecer contraditório deixar de executar algumas atividades, no entanto, ao executar tarefas que não trazem resultados somos desviados do foco daquilo que realmente é importante e perdemos tempo. O Professor Mario Sérgio Cortella traduz muito bem este conceito quando diz que tempo é uma questão de prioridade. Ele comenta com bastante humor que uma pessoa que acabou de passar por um enfarto dificilmente vá dizer que não tem tempo para sua caminhada diária. Se algo é prioridade para nós, então encontraremos o tempo necessário para tal atividade e isto requer decidir que outras atividades não serão executadas.
Coisas urgentes , importantes ou circunstanciais
A área médica possui um conceito bastante útil que se aplica a qualquer área. Se alguém está com risco de perder a vida, isso é uma emergência e não pode esperar. Se está com um problema sério e precisa de uma cirurgia nos próximos dias então isso é considerado uma urgência e deve ser tratado o quanto antes para que não vire uma emergência. Se é algo que precisa ser feito, mas pode esperar então é considerado eletivo. Christian Barbosa em seu livro A Tríade do Tempo desenvolve este conceito para o mundo corporativo. Ele classifica as atividades em urgentes, importantes e circunstanciais sendo que coisas importantes devem ser executadas o quanto antes porque são elas que trarão os resultados e precisam ser feitas com calma e critério. O que é importante tem tempo para ser feito, mas quando coisas importantes são adiadas elas se tornam urgentes e colocam em risco todo planejamento e agenda. As coisas urgentes são aquelas em que o prazo já esgotou, ou um acidente de percurso que não pode ser previsto. Já as coisas circunstanciais são as que acontecem no dia a dia, mas não estavam programadas e além disso não agregam valor algum, ou seja, não geram resultados. É então preciso ter critérios para não se envolver em um rio de coisas que apenas irão ocupar a agenda.
Diferentes Tipos de Pessoas
Gerônimo Themi, autor do livro Produtividade para quem quer tempo classifica as pessoas em quatro tipos, de acordo com o uso do tempo e o resultado alcançado por elas:
- Vida vazia : tem tempo e não tem resultado (aqui entra também o procrastinador)
- Arrastador de pedra: Tem resultados mas não tem tempo
- Ocupado: sem resultado e sem tempo
- Realizador nível A : Tem resultado e tem tempo
Na visão dele é possível aplicar uma metodologia para maximizar os resultados e a forma com que lidamos com as demandas são na verdade reflexos de nossas crenças e comportamentos que precisam ser ajustados.
Sete Práticas para tornar-se Top Performer
- Selecione uma quantidade pequena de coisas que são prioridade e dedique um grande esforço nestas áreas.
- Redefina seu trabalho focando na criação de valor, não apenas em atingir a meta predefinida.
- Evite repetições irracionais em favor de melhor prática de suas habilidades.
- Busque projetos e atividades que estão alinhados com o que te apaixona com um forte senso de propósito.
- Influencie de forma tática e astuta as outras pessoas para obter apoio delas
- Corte reuniões que não tenha o propósito de discutir, debater e decidir sobre um determinado assunto ou projeto.
- Escolha cuidadosamente os projetos que irá se envolver e diga não para aqueles que são pouco produtivos.
Morten Hansen
Por acreditar que mais colaboração é sempre melhor, estamos criando o problema oposto: overdose de colaboração.
Reuniões improdutivas
Com o grande número de projetos colaborativos hoje em dia há cada vez mais mais reuniões e diversos estudos mostram que as pessoas não estão felizes com esta quantidade excessiva de reuniões. Em uma pesquisa da Microsoft 69% das pessoas disseram que suas reuniões não eram produtivas. As pessoas preferem fazer qualquer outra coisa, menos ficar sentadas em uma reunião sem objetivo claro. Reuniões devem ser utilizadas para debater, discutir e decidir. Se o que se está fazendo em uma reunião é apenas informar, então pode-se substituí-la por um e-mail. Não há necessidade de bloquear a agenda de 10 pessoas, colocá-los todos em uma sala para este tipo de apresentação. Hansen diz ainda que mesmo reuniões de discussões que são necessárias se tornam improdutivas se o número de pessoas for excessivo. Em geral, aplica-se a regra das duas pizzas para grupos colaborativos. No livro Scrum de Jeff Sutherland, o autor considera que se duas pizzas grandes forem insuficientes para alimentar as pessoas do grupo, isso significa que há mais gente do que deveria para que a discussão seja eficiente. Em outras palavras, cinco a nove pessoas é o limite do que se considera ideal para uma discussão sobre um assunto sobre o qual se quer tomar alguma decisão.
Fontes
Rotman Management: The magazine of the Rotman School of Management- University of Toronto.
Produtividade para quem quer tempo: Aprenda a produzir mais sem ter que trabalhar mais. Gerônimo Themi.
A Tríade do Tempo. Christian Barbosa.