Falar em gestão de projetos, parece algo distante para a realidade da grande maioria das pessoas, mas a verdade é que qualquer pessoa que tenha que planejar qualquer tipo de atividade, precisa fazer gestão de seu projeto. Se você já planejou uma festa de aniversário infantil, uma reunião em família para o natal ou mesmo um picnic com seus filhos, parabéns! Você fez a gestão de um projeto. A gestão de projetos não é algo apenas para profissionais certificados. Esta habilidade é para todas as pessoas.
Qualquer pessoa Ao executar uma tarefa, por mais básica que seja, é preciso: Estimar prazos que sejam realísticos, analisar os riscos envolvidos, organizar reuniões de kickoff efetivas, fazer a gestão das tarefas a serem executadas, liderar as reuniões do grupo e acompanhar o status de cada atividade além de construir uma forte cultura de time.
Você não precisa ser um gestor de projetos certificado para se beneficiar de algumas técnicas básicas utilizadas por estes profissionais.
Aplicando os Princípios Básicos da Gestão de Projeto
A maioria dos projetos , seguem basicamente 4 fases : pré-projeto, planejamento, projeto e execução.
Pré-Projeto
Muitas pessoas acreditam que um projeto começa com o planejamento, mas a fase de pré-projeto é anterior a esta. É preciso discutir primeiro se o projeto faz sentido, quais os benefícios versus custos, riscos de executar frente ao de não fazer nada, além de garantir que haverá sucesso se implementado, evitando assim o desperdício de tempo e recursos.
Nem toda grande idea deve ter aprovação irrestrita para se tornar um projeto, sem antes analisar de forma mais detalhada se realmente vale a pena e também se há recursos disponíveis naquele momento. Muitas boas ideias morrem porque são executadas antes do tempo. Projetos requerem tempo e recursos, sejam eles monetários ou humanos.
Planejamento
Uma vez que o projeto recebeu luz verde para iniciar, a etapa de planejamento inicia. Neste momento, devemos completar todas as atividades que se referem a planejar o que será executado. Desde a organização do time adequado até a completa execução que envolve várias atividades. Algumas atividades envolvidas neste planejamento são: o estabelecimento de normas e regras para o time, a elaboração de cronograma de execução detalhado, a elaboração de documentos necessários, a elaboração de um plano para mudanças ou alterações, a seleção de fornecedores, a comunicação dentro do time e com outras áreas que sejam de importancia para o projeto.
É importante conter o impulso de saltar a etapa de planejamento e ir direto para a execução. Ainda que haja ajustes ao planejamento ao longo da rota, não ter nenhum plano é uma decisão muito pior. Por outro lado, gastar muito tempo planejando e tentando prever tudo não é uma alternativa viável. É preciso obter o correto balanço entre não planejar nada e planejar demais. Se você falhar ao planejar, prepare-se para falhar no projeto.
Projeto e Execução
O Próximo passo é dar início à execução propriamente dita. Antes de executar é preciso detalhar o projeto. Não encontrei uma palavra adequada para diferenciar design de projeto no português, porque usamos a mesma palavra para ambos os casos. Se o projeto é a construção de uma casa, por exemplo, o design pode ser traduzido como o projeto arquitetônico da casa, o detalhamento que terá, a engenharia, etc, já a a gestão das etapas de execução é projeto propriamente tido que no inglês é traduzido como project. Já se estou planejando uma festa, não faz sentido usar o termo design, a menos que se refira ao design de interior onde se dará a festa, mas a organização do que será feito, a busca por fornecedores, etc. é o que chamamos de projeto. Desta forma, a etapa de design estabelece o passo-a-passo do projeto baseada no planejamento e de certa forma, ainda estamos planejando, mas agora com o caminho traçado e decisão tomada, ou seja, també estamos executando. Enfim, a execução propriamente dita é a etapa de por a mão na massa …. e no bolso, já que a partir daqui definitivamente, haverá custos envolvidos.
Fechamento
A etapa final é a de fechamento do projeto. Nesta etapa, é o momento de entregar o que foi proposto, mas também de avaliar o resultado e o processo para chegar até aqui. O que foi positivo? O que teve que ser ajustado? Quais as lições aprendidas? É momento de comparar estimativas com os custos reais. Nesta etapa, é o momento de arquivar a documentação para mantê-la disponível para futuras dúvidas, também é o momento de finalizar detalhes administrativos e suportar o time na transição para outras atividades, já que o projeto foi finalizado.
Ainda que você não precise de todo o formalismo de uma gestão de projetos, é importante ter noção deles para não esquecer de nada importante. A não observância de passos importantes pode fazer a diferença entre fracasso e sucesso.
Análise de Risco
Você alguma vez trabalhou em algum projeto que seguiu 100% o planejamento? Se respondeu sim, verifique se não está vivendo em uma realidade alternativa. Gestão de projetos é exatamente usada para minimizar os problemas, porque eles vão acontecer. Riscos que não foram considerados, ou até mesmo situações imprevistas ou os chamados “cisnes negros”, como a pandemia que enfrentamos podem minar os nossos planos.
A análise de riscos é uma das ferramentas para minimizar este tipo de situação. Discutir o que pode dar errado antes de iniciar a execução nos prepara para problemas não previstos. O simples fato de pensar no que pode dar de errado nos prepara para o inesperado. As principais metas de uma análise de risco são: Considerar os riscos potenciais, desenvolver estratégias para mitigá-los e criar planos de backup, ou um plano B. Esta é uma tarefa que cabe ao líder do projeto que precisa chamar a equipe, técnicos, fornecedores, usuários e time de operação e orçamento para uma discussão conjunta.
Uma das metodologias usadas é estabelecer ranking de impacto, avaliando em de baixo, médio ou alto impacto para cada atividade listada como risco. A seguir, deve se determinar a probabilidade de que tal fato venha a ocorrer. A avaliação consiste em Multiplicar a probabilidade pelo impacto para obter o ranking de severidade, caso aquela situação ocorra.
Estimar o prazo de um projeto é outro grande desafio. Uma das técnicas usadas por Gerentes de Projetos é solicitar a cada área envolvida uma estimativa de prazo, mas não apenas isso. Peça para que lhe sejam dadas estimativas para três diferentes cenários: pior caso, o mais provável e o pior cenário. A partir daí aplique uma média ponderada, somando o pior cenário, com o melhor cenário quatro vezes o mais provável e divida por seis. É claro que dependendo do projeto não há a necessidade ou até não há dados para tal estimativa. De qualquer forma, o simples fato de discutir as possibilidades é muito mais acertivo.
Reuniões de Kickoff
A reunião de kickoff é o momento de dar o pontapé inicial no projeto. É outra palavra de difícil tradução. Se você usar as ferramentas de tradução na internet encontrará os termos começo, início de uma partida, início do jogo ou até mesmo pontapé inicial, em referência ao futebol. O fato é que, refere-se à primeira reunião para dar o ínício à execução do projeto.
Este é o momento de trazer o time todo, seja presencialmente ou virtualmente para que todos estejam envolvidos. Fazer isso por e-mail, sem envolvê-los pode ser a fórmula para o fracasso. Ao planejar a reunião de kickoff, crie uma introdução e assegure a conecção entre os membros do time. Comece pelo porquê, criando um comum entendimento que todos comprem a ideia. Envolva também todos os stackholders (outra palavra de difícil tradução, refere-se a todas as partes interessadas) sejam eles fornecedores, áreas impactadas, etc.
Durante a reunião de kickoff é importante deixar claro os prazos, milestones (marcos de projeto), tollgates (passagem de uma fase do projeto a outra) e deliverables (o que será entregue a cada etapa). Defina e deixe claro as regras aplicáveis ao time deixando claro como o time irá trabalhar junto e mantendo uma cultura comum entre eles. O plano de comunicação é muito importante para definir como o time irá se comunicar, quem será incluido, etc.
Documentação em tempo real.
Uma boa gestão de projetos possui também uma boa gestão de documentos. Lembra aquele contrato com o fornecedor que atrasou ou não entregou o que deveria? Pois é, se você não documentou o seu pedido, se não tem um contrato assinado, não há muito que fazer. Ou quem sabe algo deu errado por um imprevisto, mas você não tem nenhum documento que comprove e acaba levando a culta de um erro que não cometeu. É preciso organizar os documentos de cada etapa, sejam eles contratos, minutas de reuniões, decisões, etc. O diário de bordo ou workbook como é chamado em inglês, é onde cada etapa será registrada.
Mas cuidado! Um dos erros mais comuns de um líder de projeto é se preocupar tanto com os aspectos técnicos, prazos e o que será entregue, mas esquecer-se das pessoas e do envolvimento delas. É importante promover um ambiente saudável onde os integrantes dos times possa se relacionar. Estimule grupos heterogêneos, reuniões entre pares que não se relacionam no dia a dia operacional, incentive as discussões, mas sem perder o foco.
Project charter
O Project charter é um documento formal para organizar contratos, acordos externos, condições e expectativas. É preciso aplicar o mesmo conceito, ainda que não tenha o mesmo nível de detalhes para os projetos internos. O objetivo destes documentos é para minimizar problemas de comunicação, e garantir que todos estã na mesma página.
Lista de elementos que devem fazer parte do Project charter:
- Project sponsor: é geralmente quem está financiando ou mantendo o projeto.
- Membros do time de projeto e suas responsabilidades
- Nome do projeto e objetivos
- key stakeholders – principais envolvidos
- Restrições ao projeto como tempo, custo, qualidade, escopo,
- Riscos (key risk)
- Regras da equipe
- Assinaturas.
Criando Tarefas e Definindo Datas para Execução
As reuniões de kickoff, no geral, focam em uma visão mais abrangente, mas também é importante alinhar o passo a passo de como chegar lá. Para isso é preciso definir tarefas e prazos de entrega (deadlines), assim como quem será responsável por cada atividade. Mas de que forma fazer isso?
Para conseguir cumprir esta etapa, gerentes de projetos quebram o projeto em partes que sejam possíveis de fazer a gestão.
Delegando e Verificando o Status do Projeto
Delegar atividades pode parecer uma tarefa óbvia para quem delega, mas não tão óbvia para quem irá executar. É comum que ao delegar atividades, o resultado não seja exatamente o que era esperado. Para evitar isso, utilize a técnica das três perguntas mágicas:
- Qual é o seu entendimento desta atividade?
- Qual será a entrega final (final deliverable)? O que exatamente você vai entregar ao final da execução da tarefa? Se o que será entregue é um documento, pergunte como será, aproximadamente quantas páginas terá, se é um arquivo de Powerpoint, Word ou Excel, se tem o formato de um relatório, etc.
- Quais serão seus três primeiros passos?
A última questão vai confirmar se a pessoa que executará a atividade está no caminho que você idealizou, e se não estiver faça o ajuste da rota. Aproveite este momento para aumentar o entendimento e o compromisso da pessoa a quem será delegada a tarefa.
Acompanhamento
Não adianta chorar o leite derramando quando já não há leite na botija. Par evitar atrasos, perda de tempo e outros recurso, faça um acompanhamento (follow up) do projeto ou das atividades delegadas. Para isso, use reuniões curtas ou até mesmo e-mails que devem ser respondidos com questões focadas no projeto ou atividade. Não deixe tudo para a reunião de follow up com todos quando se tratar de temas sensíveis ou que irão impactar fortemente o resultado.
Por outro lado, Reuniões para acompanhar o status do projeto podem perder o foco rapidamente. Seja pelo fato de não ter informação suficiente para tomar decisão ou pelo excesso delas. É preciso focar no que realmente importa e deixar detalhes para serem discutidos pelos grupos de trabalho ou em uma reunião dedicada a este propósito. Durante as conversas, seja breve, foque no que interessa, olhe o que aconteceu e mire no que virá. Crie empatia e comprometimento. Desenvolva um clima cooperativo no time. A cultura do medo não produz bons resultados. É preciso estabelecer relação de confiança entre as pessoas que compoem a equipe.
A pergunta do milhão é: como um líder constrói a cultura de cooperação?
Realmente não é algo fácil e requer muito mais que palavras, mas com certeza pode ser feito, se você se empenhar. A chave é cultivar a confiança através da construção de relacionamentos. Para isso é preciso que cada elemento se conheça. a partir deste ponto, é preciso criar a empatia no time e por fim virá a confiança. Se as pessoas não se expressam, se eles têm medo de dizer quais os problemas e riscos em um ambiente que lhes pareça seguro, dificilmente haverá confiança.
Referencias:
Dana Brownlee. The unwritten rules of managing up: Project Management Techniques from the Trenches