Karen acabou de ser promovida a gerente de sua área e está extremamente nervosa e com medo de não ser aceita pelos demais colegas. E agora? Como irei liderar as pessoas que até então eram meus pares? Pensou ela. A insegurança e a necessidade de aceitação são as primeiras barreiras que um novo chefe deve enfrentar. Mas de que forma fazer isso? Neste post vamos explorar as ideias do livro “Não Tenha Medo de Ser Chefe” de Bruce Tulgan. Vamos analisar cada conceito de liderança que deve ser observado por qualquer líder, seja ele ou ela novo na função ou não.
A Base da Liderança: Expectativas Claras e Comunicação Eficaz
Assim como a Karen, muitos líderes se sentem inseguros no início. Uma das maiores dificuldades é saber como começar a liderar. O primeiro passo, e talvez o mais importante, é definir expectativas claras. Imagine a situação da Karen: ela precisa delegar um projeto para um colega que agora é seu liderado. Se ela não deixar claro o que precisa ser feito, como deve ser feito e qual o prazo, o projeto pode se perder no caminho. A falta de clareza gera frustração e resultados ruins.
A comunicação é a ferramenta mais poderosa de um Líder
A comunicação é a ferramenta mais poderosa de um líder. É por meio dela que a Karen, ou qualquer outro gestor, transmite suas expectativas, oferece feedback, motiva e inspira sua equipe. Uma comunicação eficaz envolve:
- Diálogo Constante: Mantenha um diálogo aberto e frequente com seus liderados. Converse sobre o trabalho, tanto quando as coisas estão indo bem quanto quando há problemas. Pergunte: “O que você precisa de mim?” e “O que eu preciso de você?”. Esteja disponível para ouvir e responder às dúvidas e preocupações de sua equipe.
- Escuta Ativa: Ouça com atenção o que seus funcionários têm a dizer. Preste atenção às suas preocupações, ideias e sugestões. Demonstre interesse genuíno em suas perspectivas e valorize suas contribuições. A escuta ativa é fundamental para construir confiança e fortalecer o relacionamento entre líder e liderado.
- Feedback Construtivo: Ofereça feedback regular e específico sobre o desempenho de cada um. Elogie os pontos fortes e aponte as áreas que precisam de melhoria. O feedback deve ser oportuno, específico e focado no comportamento, não na pessoa. Utilize exemplos concretos para ilustrar seus pontos e ofereça sugestões práticas para o desenvolvimento.
- Clareza e Objetividade: Seja claro e objetivo em suas instruções. Evite ambiguidades e certifique-se de que todos entenderam o que precisa ser feito. Utilize uma linguagem simples e direta, e verifique a compreensão de sua equipe por meio de perguntas e exemplos.
Gerenciamento Personalizado: Adaptando-se a Cada Indivíduo
Cada pessoa é única, com suas próprias habilidades, experiências, motivações e aspirações. Um bom líder, como a Karen precisa ser, sabe que não existe uma fórmula mágica para gerenciar pessoas. É preciso adaptar o estilo de gestão a cada indivíduo, levando em consideração suas necessidades e preferências. O gerenciamento personalizado reconhece a individualidade de cada membro da equipe e busca otimizar seu desempenho por meio de abordagens customizadas.
É preciso adaptar o estilo de gestão a cada indivíduo
Para personalizar sua gestão, você pode se fazer as seguintes perguntas sobre cada um de seus liderados:
- Quem é essa pessoa no trabalho? Quais são suas habilidades, experiências e aspirações? Quais são seus pontos fortes e áreas de desenvolvimento? Quais são seus valores e o que os motiva?
- Por que preciso gerenciar essa pessoa? O que ela precisa de mim para ter sucesso? Quais são seus objetivos de carreira? Como posso ajudá-la a alcançar seu potencial máximo?
- Sobre o que preciso conversar com ela? Quais são suas prioridades e desafios? Quais são os projetos e tarefas em que ela está trabalhando? Quais são os obstáculos que ela está enfrentando?
- De que forma devo me comunicar com ela? Ela prefere instruções detalhadas ou mais autonomia? Ela prefere feedback verbal ou escrito? Ela prefere reuniões individuais ou em grupo?
- Onde e quando devo me reunir com ela? Qual o melhor momento e local para nossas conversas? Qual a frequência ideal para nossos encontros?
Ao responder a essas perguntas, você estará mais preparado (a) para oferecer o suporte e o direcionamento que cada um de seus liderados precisa. O gerenciamento personalizado não é apenas sobre adaptar o estilo de gestão, mas também sobre construir um relacionamento de confiança e respeito com cada membro da equipe.
Acompanhamento: Monitorando o Desempenho de Perto
O acompanhamento do desempenho é essencial para qualquer líder. Não basta apenas delegar tarefas e esperar que os resultados apareçam. É preciso monitorar o progresso de cada membro da equipe, oferecer feedback regular e identificar problemas antes que eles se tornem grandes. O acompanhamento permite que o líder ajuste o curso, ofereça suporte adicional e garanta que todos estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos.
Não basta apenas delegar tarefas e esperar que os resultados apareçam.
Existem cinco formas eficazes de monitorar as ações de seus subordinados:
- Observação: Observe seus funcionários em ação. Veja como eles interagem com clientes, como realizam suas tarefas e como lidam com desafios. A observação direta fornece insights valiosos sobre o comportamento e o desempenho de cada membro da equipe.
- Relatos: Peça a seus funcionários que relatem o que fizeram desde a última conversa. Pergunte sobre suas ações, resultados e desafios. Os relatos permitem que o líder acompanhe o progresso de cada membro da equipe e identifique possíveis obstáculos.
- Ferramentas de Autossupervisão: Incentive seus funcionários a usar ferramentas de autossupervisão, como planejamentos de projetos, checklists e diários de atividades. As ferramentas de autossupervisão capacitam os funcionários a monitorar seu próprio desempenho e a identificar áreas de melhoria.
- Verificação Regular: Verifique o trabalho em andamento de seus funcionários. Examine seus registros, relatórios e produtos antes que eles sejam finalizados. A verificação regular permite que o líder identifique erros e problemas em tempo hábil e ofereça feedback corretivo.
- Documentação: Documente o desempenho de seus funcionários. Anote suas conversas, feedbacks e resultados. A documentação fornece um registro objetivo do desempenho de cada membro da equipe e pode ser usada para avaliar o progresso e tomar decisões informadas.
Documentação: A Importância de Registrar o Desempenho
A documentação do desempenho é uma prática muitas vezes negligenciada, mas de extrema importância para uma gestão eficaz. Muitos gestores só documentam o desempenho de seus funcionários quando há problemas, mas a documentação regular é essencial para:
- Manter Expectativas Claras: Ao registrar suas conversas e instruções, você garante que todos estejam na mesma página. A documentação serve como um registro objetivo das expectativas e responsabilidades de cada membro da equipe.
- Avaliar o Desempenho: A documentação permite que você avalie o desempenho de seus funcionários de forma justa e objetiva. Ao analisar os registros, o líder pode identificar padrões de desempenho e tomar decisões informadas sobre promoções, bônus e outras recompensas.
- Justificar Decisões: Em caso de necessidade, a documentação pode ser usada para justificar decisões sobre promoções, bônus ou medidas disciplinares. A documentação fornece uma base sólida para as decisões do líder e ajuda a evitar mal-entendidos e conflitos.
- Aperfeiçoamento Contínuo: A documentação permite que você acompanhe o progresso de seus funcionários e ofereça feedback para que eles possam se aperfeiçoar. Ao analisar os registros, o líder pode identificar áreas de melhoria e oferecer suporte e treinamento para o desenvolvimento de cada membro da equipe.
O Sistema de Acompanhamento: Uma Ferramenta Essencial
Para acompanhar o desempenho de seus funcionários de forma eficaz, é fundamental ter um sistema de acompanhamento. Esse sistema pode ser simples ou complexo, mas deve ser prático e adequado às suas necessidades. O sistema de acompanhamento deve ser uma ferramenta que facilite o trabalho do líder e o ajude a monitorar o progresso de sua equipe.
Ao criar seu sistema de acompanhamento, você pode considerar:
- Como você irá monitorar, avaliar e documentar o desempenho? Quais ferramentas e métodos você irá utilizar? Como você irá coletar e analisar os dados?
- Que metodologia parece se adequar a cada pessoa que gerencia? Você irá utilizar a mesma metodologia para todos os membros da equipe ou irá adaptá-la às necessidades individuais?
- Vai precisar de um sistema de acompanhamento específico para cada funcionário ou o mesmo sistema servirá para todos? Você irá criar um sistema único para toda a equipe ou irá personalizar o sistema para cada membro?
- Será feito em papel ou em meio eletrônico? Você irá utilizar planilhas, documentos de texto ou softwares de gestão de desempenho?
- Que formato irá adotar? Você irá utilizar relatórios, gráficos ou outras formas de visualização de dados?
O mais importante é escolher um sistema que seja prático, fácil de usar e que você possa usar regularmente. O sistema de acompanhamento deve ser uma ferramenta que o ajude a gerenciar sua equipe de forma eficaz e a alcançar seus objetivos.
O Anúncio Público: Comunicando as Mudanças
Depois de se preparar e criar seu sistema de acompanhamento, é hora de anunciar as mudanças em sua gestão para seus liderados. Ao fazer isso, evite agir como se tivesse falhado até agora. Em vez disso, adote uma mensagem positiva: “Vou ser um gestor melhor, e isso significa que…”. O anúncio público deve ser uma oportunidade para o líder comunicar sua visão e seus planos para o futuro.
Lembre-se de que você está dando uma boa notícia. Você vai dedicar mais tempo para preparar seus funcionários para o sucesso, oferecer mais orientação e apoio, e ajudá-los a evoluir e a alcançar seus objetivos. O anúncio público deve ser uma oportunidade para o líder inspirar e motivar sua equipe.
Converse com seu Chefe
Antes de anunciar as mudanças para seus funcionários, converse e alinhe também com seu chefe. Explique seus planos, peça seu apoio e orientação, e estabeleça procedimentos operacionais padrão para que vocês trabalhem juntos de forma eficaz. Este alinhamento é fundamental para garantir o sucesso de suas iniciativas.
Gerenciamento Diário: Um Hábito Essencial
Gerenciar pessoas não é uma tarefa que pode ser feita apenas quando sobra tempo. É preciso reservar um tempo diário para se dedicar a essa atividade. Reserve uma hora por dia para conversar com seus liderados, acompanhar seu desempenho e oferecer o suporte necessário. O gerenciamento diário deve ser um hábito que o líder cultiva para garantir o sucesso de sua equipe.
A Arte de Fazer Acordos Personalizados
Um aspecto crucial da liderança eficaz é a capacidade de fazer acordos personalizados com os membros da equipe. Cada profissional tem suas próprias necessidades e desejos, e um líder habilidoso sabe como usar esses fatores para motivar e engajar seus liderados. Ao oferecer acordos personalizados, o líder demonstra que valoriza cada membro da equipe como um indivíduo e que está disposto a fazer um esforço extra para atender às suas necessidades.
Os acordos personalizados podem envolver diversos aspectos do trabalho, como:
- Pacote de Remuneração: Salário-base, benefícios, bônus e outros incentivos financeiros.
- Escala de Trabalho: Flexibilidade de horários, dias de folga e outras opções de escala.
- Relacionamentos: Oportunidades de trabalhar com pessoas específicas, evitar conflitos e construir relacionamentos positivos.
- Tarefas: Oportunidades de trabalhar em projetos interessantes e desafiadores, desenvolver novas habilidades e assumir novas responsabilidades.
- Oportunidades de Aprendizado: Acesso a treinamentos, cursos e outras oportunidades de desenvolvimento profissional.
- Local de Trabalho: Flexibilidade de trabalhar em casa, em outros escritórios ou em outros locais.
Ao oferecer acordos personalizados, o líder deve ser transparente e justo, garantindo que todos os membros da equipe tenham oportunidades iguais de se beneficiar.
A liderança eficaz é um processo contínuo de aprendizado e aprimoramento. Ao adotar as práticas descritas neste artigo, você estará no caminho certo para se tornar um líder inspirador, capaz de construir equipes de alta performance e alcançar resultados extraordinários. Lembre-se: o sucesso de sua equipe é o seu sucesso. A liderança eficaz não é apenas sobre gerenciar pessoas, mas sobre inspirá-las, desenvolvê-las e capacitá-las a alcançar seu potencial máximo. E, assim como a Karen, você também pode não ter medo de ser chefe e trilhar uma jornada de sucesso!
Veja o Podcast sobre o livro no YouTube
Referências
Não tenha medo de ser chefe. Bruce Tulgan. Livro. 192 páginas. Editora Sextante