Falar em gest\u00e3o de projetos, parece algo distante para a realidade da grande maioria das pessoas, mas a verdade \u00e9 que qualquer pessoa que tenha que planejar qualquer tipo de atividade, precisa fazer gest\u00e3o de seu projeto. Se voc\u00ea j\u00e1 planejou uma festa de anivers\u00e1rio infantil, uma reuni\u00e3o em fam\u00edlia para o natal ou mesmo um picnic com seus filhos, parab\u00e9ns! Voc\u00ea fez a gest\u00e3o de um projeto. A gest\u00e3o de projetos n\u00e3o \u00e9 algo apenas para profissionais certificados. Esta habilidade \u00e9 para todas as pessoas.\u00a0<\/p>\n\n\n\n
Qualquer pessoa Ao executar uma tarefa, por mais b\u00e1sica que seja, \u00e9 preciso: Estimar prazos que sejam real\u00edsticos, analisar os riscos envolvidos, organizar reuni\u00f5es de kickoff efetivas, fazer a gest\u00e3o das tarefas a serem executadas, liderar as reuni\u00f5es do grupo e acompanhar o status de cada atividade al\u00e9m de construir uma forte cultura de time.<\/p>\n\n\n\n
Voc\u00ea n\u00e3o precisa ser um gestor de projetos certificado para se beneficiar de algumas t\u00e9cnicas b\u00e1sicas utilizadas por estes profissionais.<\/p>\n\n\n\n
A maioria dos projetos , seguem basicamente 4 fases : pr\u00e9-projeto, planejamento, projeto e execu\u00e7\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n
Muitas pessoas acreditam que um projeto come\u00e7a com o planejamento, mas a fase de pr\u00e9-projeto \u00e9 anterior a esta. \u00c9 preciso discutir primeiro se o projeto faz sentido, quais os benef\u00edcios versus custos, riscos de executar frente ao de n\u00e3o fazer nada, al\u00e9m de garantir que haver\u00e1 sucesso se implementado, evitando assim o desperd\u00edcio de tempo e recursos.\u00a0<\/p>\n\n\n\n
Nem toda grande idea deve ter aprova\u00e7\u00e3o irrestrita para se tornar um projeto, sem antes analisar de forma mais detalhada se realmente vale a pena e tamb\u00e9m se h\u00e1 recursos dispon\u00edveis naquele momento. Muitas boas ideias morrem porque s\u00e3o executadas antes do tempo. Projetos requerem tempo e recursos, sejam eles monet\u00e1rios ou humanos.<\/p>\n\n\n\n
Uma vez que o projeto recebeu luz verde para iniciar, a etapa de planejamento inicia.\u00a0 Neste momento, devemos completar todas as atividades que se referem a planejar o que ser\u00e1 executado. Desde a organiza\u00e7\u00e3o do time adequado at\u00e9 a completa execu\u00e7\u00e3o que envolve v\u00e1rias atividades. Algumas atividades envolvidas neste planejamento s\u00e3o: o estabelecimento de normas e regras para o time, a elabora\u00e7\u00e3o de cronograma de execu\u00e7\u00e3o detalhado, a elabora\u00e7\u00e3o de documentos necess\u00e1rios, a elabora\u00e7\u00e3o de um plano para mudan\u00e7as ou altera\u00e7\u00f5es, a sele\u00e7\u00e3o de fornecedores, a comunica\u00e7\u00e3o dentro do time e com outras \u00e1reas que sejam de importancia para o projeto.<\/p>\n\n\n\n
\u00c9 importante conter o impulso de saltar a etapa de planejamento e ir direto para a execu\u00e7\u00e3o. Ainda que haja ajustes ao planejamento ao longo da rota, n\u00e3o ter nenhum plano \u00e9 uma decis\u00e3o muito pior. Por outro lado, gastar muito tempo planejando e tentando prever tudo n\u00e3o \u00e9 uma alternativa vi\u00e1vel. \u00c9 preciso obter o correto balan\u00e7o entre n\u00e3o planejar nada e planejar demais. Se voc\u00ea falhar ao planejar, prepare-se para falhar no projeto.<\/p>\n\n\n\n
O Pr\u00f3ximo passo \u00e9\u00a0 dar in\u00edcio \u00e0 execu\u00e7\u00e3o propriamente dita. Antes de executar \u00e9 preciso detalhar o projeto. N\u00e3o encontrei uma palavra adequada para diferenciar design de projeto no portugu\u00eas, porque usamos a mesma palavra para ambos os casos. Se o projeto \u00e9 a constru\u00e7\u00e3o de uma casa, por exemplo, o design pode ser traduzido como o projeto arquitet\u00f4nico da casa, o detalhamento que ter\u00e1, a engenharia, etc, j\u00e1 a a gest\u00e3o das etapas de execu\u00e7\u00e3o \u00e9 projeto propriamente tido que no ingl\u00eas \u00e9 traduzido como project. J\u00e1 se estou planejando uma festa, n\u00e3o faz sentido usar o termo design, a menos que se refira ao design de interior onde se dar\u00e1 a festa, mas a organiza\u00e7\u00e3o do que ser\u00e1 feito, a busca por fornecedores, etc. \u00e9 o que chamamos de projeto.\u00a0 Desta forma, a etapa de design estabelece o passo-a-passo do projeto baseada no planejamento e de certa forma, ainda estamos planejando, mas agora com o caminho tra\u00e7ado e decis\u00e3o tomada, ou seja, tamb\u00e9 estamos executando. Enfim, a execu\u00e7\u00e3o propriamente dita \u00e9 a etapa de por a m\u00e3o na massa \u2026. e no bolso, j\u00e1 que a partir daqui definitivamente, haver\u00e1 custos envolvidos.<\/p>\n\n\n\n
A etapa final \u00e9 a de fechamento do projeto. Nesta etapa, \u00e9 o momento de entregar o que foi proposto, mas tamb\u00e9m de avaliar o resultado e o processo para chegar at\u00e9 aqui. O que foi positivo? O que teve que ser ajustado? Quais as li\u00e7\u00f5es aprendidas? \u00c9 momento de comparar estimativas com os custos reais. Nesta etapa, \u00e9 o momento de arquivar a documenta\u00e7\u00e3o para mant\u00ea-la dispon\u00edvel para futuras d\u00favidas, tamb\u00e9m \u00e9 o momento de finalizar detalhes administrativos e suportar o time na transi\u00e7\u00e3o para outras atividades, j\u00e1 que o projeto foi finalizado.<\/p>\n\n\n\n
Ainda que voc\u00ea n\u00e3o precise de todo o formalismo de uma gest\u00e3o de projetos, \u00e9 importante ter no\u00e7\u00e3o deles para n\u00e3o esquecer de nada importante. A n\u00e3o observ\u00e2ncia de passos importantes pode fazer a diferen\u00e7a entre fracasso e sucesso.<\/p>\n\n\n\n
Voc\u00ea alguma vez trabalhou em algum projeto que seguiu 100% o planejamento? Se respondeu sim, verifique se n\u00e3o est\u00e1 vivendo em uma realidade alternativa. Gest\u00e3o de projetos \u00e9 exatamente usada para minimizar os problemas, porque eles v\u00e3o acontecer. Riscos que n\u00e3o foram considerados, ou at\u00e9 mesmo situa\u00e7\u00f5es imprevistas ou os chamados \u201ccisnes negros\u201d, como a pandemia que enfrentamos podem minar os nossos planos.<\/p>\n\n\n\n
A an\u00e1lise de riscos \u00e9 uma das ferramentas para minimizar este tipo de situa\u00e7\u00e3o. Discutir o que pode dar errado antes de iniciar a execu\u00e7\u00e3o nos prepara para problemas n\u00e3o previstos. O simples fato de pensar no que pode dar de errado nos prepara para o inesperado. As principais metas de uma an\u00e1lise de risco s\u00e3o: Considerar os riscos potenciais, desenvolver estrat\u00e9gias para mitig\u00e1-los e criar planos de backup, ou um plano B. Esta \u00e9 uma tarefa que cabe ao l\u00edder do projeto que precisa chamar a equipe, t\u00e9cnicos, fornecedores, usu\u00e1rios e time de opera\u00e7\u00e3o e or\u00e7amento para uma discuss\u00e3o conjunta.<\/p>\n\n\n\n
Uma das metodologias usadas \u00e9 estabelecer ranking de impacto, avaliando em de baixo, m\u00e9dio ou alto impacto para cada atividade listada como risco. A seguir, deve se determinar a probabilidade de que tal fato venha a ocorrer. A avalia\u00e7\u00e3o consiste em Multiplicar a probabilidade pelo impacto para obter o ranking de severidade, caso aquela situa\u00e7\u00e3o ocorra.<\/p>\n\n\n\n
Estimar o prazo de um projeto \u00e9 outro grande desafio. Uma das t\u00e9cnicas usadas por Gerentes de Projetos \u00e9 solicitar a cada \u00e1rea envolvida uma estimativa de prazo, mas n\u00e3o apenas isso. Pe\u00e7a para que lhe sejam dadas estimativas para tr\u00eas diferentes cen\u00e1rios: pior caso, o mais prov\u00e1vel e o pior cen\u00e1rio. A partir da\u00ed aplique uma m\u00e9dia ponderada, somando o pior cen\u00e1rio, com o melhor cen\u00e1rio quatro vezes o mais prov\u00e1vel e divida por seis. \u00c9 claro que dependendo do projeto n\u00e3o h\u00e1 a necessidade ou at\u00e9 n\u00e3o h\u00e1 dados para tal estimativa. De qualquer forma, o simples fato de discutir as possibilidades \u00e9 muito mais acertivo.<\/p>\n\n\n\n
A reuni\u00e3o de kickoff \u00e9 o momento de dar o pontap\u00e9 inicial no projeto. \u00c9 outra palavra de dif\u00edcil tradu\u00e7\u00e3o. Se voc\u00ea usar as ferramentas de tradu\u00e7\u00e3o na internet encontrar\u00e1 os termos come\u00e7o, in\u00edcio de uma partida, in\u00edcio do jogo ou at\u00e9 mesmo pontap\u00e9 inicial, em refer\u00eancia ao futebol. O fato \u00e9 que, refere-se \u00e0 primeira reuni\u00e3o para dar o \u00edn\u00edcio \u00e0 execu\u00e7\u00e3o do projeto.<\/p>\n\n\n\n
Este \u00e9 o momento de trazer o time todo, seja presencialmente ou virtualmente para que todos estejam envolvidos. Fazer isso por e-mail, sem envolv\u00ea-los pode ser a f\u00f3rmula para o fracasso. Ao planejar a reuni\u00e3o de kickoff, crie uma introdu\u00e7\u00e3o e assegure a conec\u00e7\u00e3o entre os membros do time. Comece pelo porqu\u00ea, criando um comum entendimento que todos comprem a ideia. Envolva tamb\u00e9m todos os stackholders (outra palavra de dif\u00edcil tradu\u00e7\u00e3o, refere-se a todas as partes interessadas) sejam eles fornecedores, \u00e1reas impactadas, etc.<\/p>\n\n\n\n
Durante a reuni\u00e3o de kickoff \u00e9 importante deixar claro os prazos, milestones (marcos de projeto), tollgates (passagem de uma fase do projeto a outra) e deliverables (o que ser\u00e1 entregue a cada etapa). Defina e deixe claro as regras aplic\u00e1veis ao time deixando claro como o time ir\u00e1 trabalhar junto e mantendo uma cultura comum entre eles. O plano de comunica\u00e7\u00e3o \u00e9 muito importante para definir como o time ir\u00e1 se comunicar, quem ser\u00e1 incluido, etc.<\/p>\n\n\n\n
Uma boa gest\u00e3o de projetos possui tamb\u00e9m uma boa gest\u00e3o de documentos. Lembra aquele contrato com o fornecedor que atrasou ou n\u00e3o entregou o que deveria? Pois \u00e9, se voc\u00ea n\u00e3o documentou o seu pedido, se n\u00e3o tem um contrato assinado, n\u00e3o h\u00e1 muito que fazer. Ou quem sabe algo deu errado por um imprevisto, mas voc\u00ea n\u00e3o tem nenhum documento que comprove e acaba levando a culta de um erro que n\u00e3o cometeu. \u00c9 preciso organizar os documentos de cada etapa, sejam eles contratos, minutas de reuni\u00f5es, decis\u00f5es, etc. O di\u00e1rio de bordo ou workbook como \u00e9 chamado em ingl\u00eas, \u00e9 onde cada etapa ser\u00e1 registrada. <\/p>\n\n\n\n
Mas cuidado! Um dos erros mais comuns de um l\u00edder de projeto \u00e9 se preocupar tanto com os aspectos t\u00e9cnicos, prazos e o que ser\u00e1 entregue, mas esquecer-se das pessoas e do envolvimento delas. \u00c9 importante promover um ambiente saud\u00e1vel onde os integrantes dos times possa se relacionar. Estimule grupos heterog\u00eaneos, reuni\u00f5es entre pares que n\u00e3o se relacionam no dia a dia operacional, incentive as discuss\u00f5es, mas sem perder o foco.<\/p>\n\n\n\n
O Project charter \u00e9 um documento formal para organizar contratos, acordos externos, condi\u00e7\u00f5es e expectativas. \u00c9 preciso aplicar o mesmo conceito, ainda que n\u00e3o tenha o mesmo n\u00edvel de detalhes para os projetos internos. O objetivo destes documentos \u00e9 para minimizar problemas de comunica\u00e7\u00e3o, e garantir que todos est\u00e3 na mesma p\u00e1gina.<\/p>\n\n\n\n
Lista de elementos que devem fazer parte do Project charter:<\/p>\n\n\n\n
As reuni\u00f5es de kickoff, no geral, focam em uma vis\u00e3o mais abrangente, mas tamb\u00e9m \u00e9 importante alinhar o passo a passo de como chegar l\u00e1. Para isso \u00e9 preciso definir tarefas e prazos de entrega (deadlines), assim como quem ser\u00e1 respons\u00e1vel por cada atividade. Mas de que forma fazer isso?\u00a0<\/p>\n\n\n\n
Para conseguir cumprir esta etapa, gerentes de projetos quebram o projeto em partes que sejam poss\u00edveis de fazer a gest\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n
Delegar atividades pode parecer uma tarefa \u00f3bvia para quem delega, mas n\u00e3o t\u00e3o \u00f3bvia para quem ir\u00e1 executar. \u00c9 comum que ao delegar atividades, o resultado n\u00e3o seja exatamente o que era esperado. Para evitar isso, utilize a t\u00e9cnica das tr\u00eas perguntas m\u00e1gicas:<\/p>\n\n\n\n
A \u00faltima quest\u00e3o vai confirmar se a pessoa que executar\u00e1 a atividade est\u00e1 no caminho que voc\u00ea idealizou, e se n\u00e3o estiver fa\u00e7a o ajuste da rota. Aproveite este momento para aumentar o entendimento e o compromisso da pessoa a quem ser\u00e1 delegada a tarefa.<\/p>\n\n\n\n
N\u00e3o adianta chorar o leite derramando quando j\u00e1 n\u00e3o h\u00e1 leite na botija. Par evitar atrasos, perda de tempo e outros recurso, fa\u00e7a um acompanhamento (follow up) do projeto ou das atividades delegadas. Para isso, use reuni\u00f5es curtas ou at\u00e9 mesmo e-mails que devem ser respondidos com quest\u00f5es focadas no projeto ou atividade. N\u00e3o deixe tudo para a reuni\u00e3o de follow up com todos quando se tratar de temas sens\u00edveis ou que ir\u00e3o impactar fortemente o resultado. <\/p>\n\n\n\n
Por outro lado, Reuni\u00f5es para acompanhar o status do projeto podem perder o foco rapidamente. Seja pelo fato de n\u00e3o ter informa\u00e7\u00e3o suficiente para tomar decis\u00e3o ou pelo excesso delas. \u00c9 preciso focar no que realmente importa e deixar detalhes para serem discutidos pelos grupos de trabalho ou em uma reuni\u00e3o dedicada a este prop\u00f3sito. Durante as conversas, seja breve, foque no que interessa, olhe o que aconteceu e mire no que vir\u00e1. Crie empatia e comprometimento. Desenvolva um clima cooperativo no time. A cultura do medo n\u00e3o produz bons resultados. \u00c9 preciso estabelecer rela\u00e7\u00e3o de confian\u00e7a entre as pessoas que compoem a equipe.<\/p>\n\n\n\n
A pergunta do milh\u00e3o \u00e9: como um l\u00edder constr\u00f3i a cultura de coopera\u00e7\u00e3o?<\/p>\n\n\n\n
Realmente n\u00e3o \u00e9 algo f\u00e1cil e requer muito mais que palavras, mas com certeza pode ser feito, se voc\u00ea se empenhar. A chave \u00e9 cultivar a confian\u00e7a atrav\u00e9s da constru\u00e7\u00e3o de relacionamentos. Para isso \u00e9 preciso que cada elemento se conhe\u00e7a. a partir deste ponto, \u00e9 preciso criar a empatia no time e por fim vir\u00e1 a confian\u00e7a. Se as pessoas n\u00e3o se expressam, se eles t\u00eam medo de dizer quais os problemas e riscos em um ambiente que lhes pare\u00e7a seguro, dificilmente haver\u00e1 confian\u00e7a.<\/p>\n\n\n\n
Referencias:<\/p>\n\n\n\n
Dana Brownlee. The unwritten rules of managing up: Project Management Techniques from the Trenches<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Falar em gest\u00e3o de projetos, parece algo distante para a realidade da grande maioria das pessoas, mas a verdade \u00e9 que qualquer pessoa que tenha que planejar qualquer tipo de atividade, precisa fazer gest\u00e3o de seu projeto. Se voc\u00ea j\u00e1 planejou uma festa de anivers\u00e1rio infantil, uma reuni\u00e3o em fam\u00edlia para o natal ou mesmo … Continuar lendo Gest\u00e3o de Projetos: Eu preciso saber sobre isso?<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":1649,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_jetpack_newsletter_access":"","_jetpack_dont_email_post_to_subs":false,"_jetpack_newsletter_tier_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paywalled_content":false,"_jetpack_feature_clip_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":"","jetpack_publicize_message":"","jetpack_publicize_feature_enabled":true,"jetpack_social_post_already_shared":true,"jetpack_social_options":{"image_generator_settings":{"template":"highway","default_image_id":0,"font":"","enabled":false},"version":2},"jetpack_post_was_ever_published":false},"categories":[19,20,47,364],"tags":[438,52,428,22,28,440,430,437,431,29,427,439,433,23,24,49,425,61,62,424,432,426,434,423,435,436,244],"class_list":["post-1641","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-ambiente-corporativo","category-gestao-de-pessoas","category-gestao-de-projetos","category-gestao-do-tempo","tag-acompanhamento","tag-ambiente-corporativo","tag-analise-de-risco","tag-comportamento","tag-corporativo","tag-dana-brownlee","tag-deadline","tag-delegar","tag-deliverables","tag-empresa","tag-execucao","tag-follow-up","tag-fornecedores","tag-gestao","tag-gestao-de-pessoas","tag-gestao-de-projetos","tag-kickoff-meeting","tag-lider","tag-lideranca","tag-planejamento","tag-prazos","tag-pre-projeto","tag-project-charter","tag-projetos","tag-sponsor","tag-stakeholder","tag-trabalho"],"aioseo_notices":[],"aioseo_head":"\n\t\t\n\t\n\t\n\t\n\t\n\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t